Штатное расписание является локальным нормативным актом организации, в котором фиксируется в сводном виде сложившееся разделение труда между работниками, и применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее уставом, который содержит перечень структурных подразделений, наименования должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц.
Штатное расписание заканчивается итоговой цифрой числа должностей по всем группам персонала и указанием месячного фонда заработной платы.
Штатное расписание утверждается приказом (распоряжением), подписанным руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. Изменения вносятся в документ в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченного им на это лица.
Штатное расписание оформляется согласно унифицированной форме Т-3, утвержденной Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 05.01.2004г. N 1″Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».
В связи со вступлением в силу Федерального закона от 06.12.2011г. N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» бланки документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными для применения, и работодатели могут самостоятельно разработать необходимые формы. Если в организации принято решение о введении своих форм документов, рекомендуется взять за основу утвержденные ранее унифицированные формы и внести в них изменения, включив или убрав дополнительные строки или графы. При этом необходимо закрепить использование новых форм первичной учетной документации в учетной политике организации.
При оформлении штатного расписания следует применять следующие документы:
— Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов, утвержденный Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 26.12.1994 N 367;
— Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный Постановлением Министерством труда и социального развития Российской Федерации от 21.08.1998 N 37;
— выпуски Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих;
— Квалификационный справочник профессий рабочих, которым устанавливаются месячные оклады, утвержденный Постановлением Госкомтруда СССР, ВЦСПС от 20.02.1984 N 58/3-102.
Также применению подлежат утвержденные Министерством труда и социального развития Российской Федерации профессиональные стандарты.
Исходя из положений статьи 57 Трудового кодекса Российской Федерации штатное расписание является основанием для установления наименований должностей, специальностей, профессий, которые отражаются в трудовых договорах и иных кадровых документах.
Наименование должности (профессии) в трудовом договоре, заключаемом с работником, следует указывать в строгом соответствии со штатным расписанием, а принятие работника на должность (профессию), не включенные в штатное расписание, недопустимо.
Отсутствие должностей (профессий) в штатном расписании, в частности, может существенно затруднить проведение мероприятий по сокращению численности или штата работников, кроме того, в отдельных случаях может быть расценено инспекторами Государственной инспекции труда как нарушение, за которое статьей 5.27 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях предусмотрена ответственность.
Необходимо отметить, что при заполнении штатного расписания:
— по одноименным должностям размеры окладов следует устанавливать одинаковые, а так называемая надтарифная часть заработной платы (надбавки, доплаты и другие выплаты) может быть различной у разных работников, в том числе в зависимости от квалификации, сложности работы, количества и качества труда (основание письмо Федеральной службы по труду и занятости от 27.04.2011г. N 1111-6-1);
— количество штатных единиц по соответствующим должностям (профессиям), по которым предусматривается содержание неполной штатной единицы с учетом особенностей работы по совместительству, указывается в соответствующих долях, например 0,25; 0,5; 1,75;
— месячная заработная плата устанавливается в рублевом исчислении по тарифной ставке (окладу), тарифной сетке, проценту от выручки, доле или проценту от прибыли, коэффициенту трудового участия, коэффициенту распределения и пр. в зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации коллективными договорами, трудовыми договорами, соглашениями и локальными нормативными актами организации. При невозможности заполнения организацией граф 5 — 9 в рублевом исчислении в связи с применением иных систем оплаты труда (бестарифной, смешанной и пр.) указанные графы заполняются в соответствующих единицах измерения (например, в процентах, коэффициентах и пр.);
— отражаются стимулирующие и компенсационные выплаты (премии, надбавки, доплаты и иные поощрительные выплаты), установленные действующим трудовым законодательством (например, процентная надбавка к заработной плате за стаж работы в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, надбавка за вахтовый метод работы, надбавка за ученую степень и прочее), а также введенные по усмотрению работодателя (например, связанные с режимом или условиями труда);
— итоговый показатель указывает общую сумму сложения сумм (оклада (тарифной ставки) и надбавок), умноженную на количество штатных единиц;
— все графы штатного расписания подлежат заполнению, допускаются пустоты только в графе «Примечание».